「お客様との時間を確保するため事務所全体のDX（デジタル化）を進めていく中で、生産性向上のためのツール RPAの必要性を感じました」

 

[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　 最初にRPAをご検討された際のきっかけを教えてください。

［山﨑先生］私どもの事務所は、創業40年と歴史が長く、累積した紙帳票・ファイル類の保管場所確保が限界となっていました。合わせて時代の要請もあり、どこからでも書類にアクセスできて閲覧できる環境が必要だと考えました。そこで、まずは書類のデジタル化としてDocuWorks※を導入しました。これにより、事務所の棚はかなりすっきりし、クラウドでどこからも閲覧できるようになりました。

ところが、今度は各担当者がお客様にお渡しする申告書や決算書を事務所保管用としてスキャンするという手間が発生することになってしまいました。時には、複合機の前でスキャンの順番待ちをするといったことも出てきて、これによりお客様と向き合う時間が減ってしまうのは本末転倒です。
また、大熊は管理職として各職員の決算書や申告書の精査をする役割を担っているわけですが、事務所の拡大に伴いそのウェイトが高くなり、かつ自身も担当を持つとなると、かなり負担が重くなっていました。
そのような状況の中で、業務の効率化を進める必要性を強く感じるようになり、生産性アップのツールとして、RPAに興味を持ち、調べ始めたのがきっかけです。

※DocuWorks：電子文書と電子化した紙文書を一元管理するオフィス向けドキュメントのハンドリングソフトウェア

山﨑先生

 

「同じ会計人である藤森氏が代表を務めるASIMOV社なら信頼できると確信しました！」

 

数多くのRPA業者がある中、ASIMOVにお任せいただけた理由を教えていただけますか？

[山﨑先生]ASIMOV社の事を知ったのは、セミナーに参加したのがきっかけです。その後、『DX EXPO』というバックオフィスのDXなどについての展示会に参加した際、偶然ASIMOV社が出展していることを知り、ブースに訪問してみとところ、代表の藤森さんと直接お会いすることができました。
税理士でもある藤森さんとお話をさせていただく中で、同じ会計人として悩みを共有できるなど、ソフトウェアだけを販売しているベンダーではないことから信頼できるという確信を持ちました。
また、TKC用のパッケージロボットが多数揃っているなどTKCの知見をもっていること、そして、思っていたより低価格であったということも決め手になりました。
実は、TKCの担当者が他のRPA業者を紹介してくれるという話もあったのですが、心は揺らぎませんでした(笑)

大熊様

 

 

「負担であった申告作業が楽しみに変わりました！ロボットに任せられる状態のお客様がないか、ついつい探しに行く毎日です(笑)」

 

具体的にRPA化した業務とその効果についてを教えていただけますか？

[大熊様]まず、毎月の法人税申告業務について帳票の印刷・保存まで自動化しました。
ロボットの起動については、まずは、私が担当することにしました。正直、導入当初はかなり不安もありました。私自身、アナログな人間ですので。ですが、やってみるとロボットの起動だけをしておけば申告書やその他の書類のDocuファイル作成・保存まで自動でやってもらえるので、本当に楽になりました。
今では、苦労していた申告作業が楽しみになったんですよ。担当者から対象となる業務があがってくる連絡をもらうと、ロボを動かせるので嬉しいんです。
準備の整ったお客様がないかなと、ついつい探しにいってしまう毎日です(笑)

 

 

「RPA導入により担当者がスキャン作業から解放され、お客様と向き合う付加価値のある仕事に時間を使えるようになりました！」

 

今年から年末調整から個人確定申告といった繁忙期にもRPAを使っていただいたかと思いますが、いかがでしたか？

［大熊様］繁忙期対策として、確定申告業務に加えて、年末調整業務（法定調書・給与支払報告書）もロボ化しました。
導入当初から快調に動いてくれ、苦労していた仕事が次々と自動で処理されていくのは見ていて楽しかったですね(笑)
先ほどの法人税の申告業務と同様に、ロボを起動だけすれば、全ての帳票の電子データを作成・保存までをやってもらえるので、本当に助かりました。
ちなみに、確定申告では初日である2月16日は、事前準備ができていた100件分をクリック一つで一気にロボットが処理してくれました。
さすがに数が多過ぎたのか、夜中までかかっていましたが、ロボを動かしたまま退社したところ、深夜2時に処理完了のメールがきちんと届いた時は感動しましたね。あ、ちなみに、ロボが動いたまま帰宅するにあたり、ちゃんと警備会社にはロボが一人で深夜まで作業をしていて（パソコンの明かりがついたり消えたりしても）も警備上大丈夫かを確認してから帰りましたよ。警報も特に鳴らずに無事仕事を完了してくれたのでほっとしました(笑)

深夜まで休まず文句も言わず、しっかりと作業を完遂するのは、まさにRPAロボットならではですね。

［大熊様］はい。しかも、Chatworkへ作業完了の通知が来ますから私が帰宅してもスマートフォンでちゃんと終わったことを確認できるので安心です。

確定申告の様子はいかがでしたか？

［大熊様］確定申告は、とにかく量が多いのでかなりの時間削減になり、決算書や申告書の精査に時間を掛けられるようになりましたし、担当者が複合機の前に並ぶこと無く、お客様と向き合う時間が増えるなど、生産性が上がったのは本当に価値のある事だと思います。

RPA専用PC。「朝まで働きます。消さずにそのままで！」のメモが(笑)

大熊様のデスク周り。モニター×3＋RPA用PCで完全武装されています！

 

「『お客様以上に考える』顧客想いのエンジニアに感動！私にとっては神様です。」

 

「ASIMOV-One for ZEIMU」のサービスはいかがですか？

［大熊様］本当に、ASIMOVの皆様はありがたい存在です。
ロボットが止まってしまった時も、ASIMOVの担当エンジニアは、チャットで連絡をするとすぐに対応して復旧してくれます。
あまりにも早い対応なので、皆さんいつもどこにいるのか本当に不思議に思ってしまいます。
何かあったらすぐに対応してくれる、こんな魔法のような仕組みを提供してくれて、本当に私にとっては神様のような存在です。

TKCのシステムというのは本当によくできたシステムで、担当者が絶対に間違わないように随所で様々な確認メッセージのポップアップが出てきます。でも、これがロボットにとってはありがたくない存在で、エラー停止の原因になってしまうんですよね。
でも、ASIMOVのエンジニアが都度対応してエラーを潰し込んでくれたことで、今ではほぼエラー停止する事は無くなりました。先ほど申し上げました通り、確定申告初日は、100件問題なく作業してくれましたし。

実は、導入当初、私の満足度は100％ではありませんでした。ASIMOVのパッケージロボ※は、私たちの事務所の運用だと手間が増えてしまう部分があったんですよ。そこで、正直に、ASIMOVの担当エンジニアにお話したところ、改善策を一生懸命考えてくれて、最終的に私の望む100％の形にしてくださいました。
まさにこの時から、本当に神様だ！と思うようになりました(笑)
皆さん、お客様想いで努力家なんですよね。

最近お気に入りのTVCMがありまして、「お客様以上に考えろ、その街のプロになれ」という某不動産会社のCMなんですけどね。私もお客様に対して心掛けている事なんですが、ASIMOVのエンジニアはまさにこれを実践してくれています。本当に我々の事を想い、私たち以上に考えてくれているのを感じています。

※パッケージロボ：ASIMOVでは、各税務ソフト、会計ソフトごとに業務を標準化したロボットを予め開発しており、これを提供することで、確実な効果とタイムリーなメンテナンスをリーズナブルな価格で提供する仕組みを構築しています。更に、通常のSaaSと異なり、事務所独自の運用に合わせたカスタマイズも可能なのが特徴です。

 

「マンスリーコンサルティングとチャットで継続的なコミュニケーションが取れて安心です！」

「マンスリーコンサルティング」についてはいかがですか？

［大熊様］マンスリーコンサルティングも嬉しいサービスです。
定期的にコミュニケーションの時間があるのはいいですよね。1ヶ月に1回ミーティングがあるので、今はやりたいと思ったことを書き留めてから臨んでいるんですよ。
それから、毎月、ロボット稼働レポート*でロボの成功と失敗を可視化して提供してもらえるのも役立っています。成功の数が増えているグラフを見ると、有効活用できているなあと実感できています。

また、普段のコミュニケーションでチャットツールを使うのも便利です。
実は、以前別の業者とチャットを使った事があったのですが、その時は一方的に情報が来るだけだったので、全然活用できなかったんです。
ASIMOVさんとは双方向のコミニュケーションですので、とても便利だなと、チャットツールの便利さを実感できました。チャットだと、PCでもスマホでも確認できるのもいいですよね。

*ロボット稼働レポート：ASIMOV-One for ZEIMUでは、ロボットの稼働回数、エラー回数などを計測する管理が標準で含まれており、毎月「稼働レポート」としてご提出しています。マンスリーコンサルティングサービスでは、このレポートの確認と実績に基づく改善提案を話し合っていきます。

 

「お客様の笑顔を増やし続ける為には、この5年の人材育成が勝負！RPAで創出した時間で付加価値業務に注力します。」

 

今後のRPA活用について教えてください。

［大熊様］現在はロボットを動かすのが楽しくて自分で起動しているのですが、今後は1日3回くらいのスケジュール実行で自動で起動するようにしようと思っています。
元来はめんどくさがりの性分なんですよ。なので、ASIMOVさんには、あれやこれやと注文をつけてしまいますが、よろしくお願いします。

また、申告業務以外にも、マンスリーコンサルティングで他の事務所の事例を紹介してもらえるので、それらを参考にしつつロボットの数を増やしていきたいです。
職員の平均年齢が上がり、年々若手の採用が難しくなる中、IT化はとても重要な課題です。

ロボットと一緒に働く事務所として、これからの目指す方向性を教えてください

［山﨑先生］導入済のロボットは安定軌道に乗りましたので、次は保存されたデータを如何に活用するか、どのように付加価値をつけるかというところにフォーカスし、人材育成に注力していきたいです。

人材育成は、IT化も含めてここ5年が勝負だと思っています。
ロボットで削減できた時間で若手の教育・育成にもっと時間をかけていきたいですね。

我々がとても大事に考えている事は「一つでも多くのお客様の笑顔を作る」事です。
これこそが仕事のやりがいに繋がると思いますし、同じことを思ってくれる職員が増えれば、笑顔が2倍、3倍に増えていきますよね。
税という難しいテーマで笑顔を増やす、本当にやりがいのある仕事だと思っています。
その為に、サポートしてくれるRPAは本当にありがたい存在なので、今後もさらに活用していきたいと思っています。

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！

なお、インタビューの中で「私はアナログな人間なので」と繰り返しおっしゃる大熊様ですが、お客様訪問時にはハンディスキャナやデジタルカメラを持参して、その場で証憑をデジタル化してしまうなどの取り組みを積極的に取り入れていらっしゃいます。これからもASIMOVをよろしくお願いいたします。