「人手不足という課題に対し、人が行わなくてもよい業務をシステム化したいと考え、RPA導入を検討し始めました。」

 

[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　 最初にRPAをご検討された際のきっかけを教えてください。

お客様が年々増加しているのに対し、それに見合った数のスタッフが採用できていませんでした。この人手不足という課題の解決手段として、人がやるべきではない定型業務はシステム化できるような仕組みが欲しいと思っていました。その仕組みの一つとしてRPAには以前から関心があったのです。
しかし、説明を受けたRPA事例は、事務所全体の業務にインパクトを与えるようなものではなく、しばらく様子を見ようと思いました。
そんな中、目を惹くような事例を目にしたことから、導入を具体的に検討しようと考えました。

三代川先生

 

「他社で2か月かけてもできなかったロボがあっという間に導入されて感動しました！」

 

RPA導入をASIMOVにお任せいただけた理由を教えていただけますか？

もちろん、最初はロボットを内製する前提で調べていました。ただ、私はIT担当ではなく総務として入社しておりますし、開発を属人化させないためには、開発担当者は複数人必要だと考えていました。そのため、ツール選びの際には、ロボット作成が簡単であることを条件に探していました。もちろん、価格はできるだけ安いものをと考えていました。

ところが、価格が安いものは、比較的操作も簡単なのですが、RPA自身で演算ができない、画像認識しかできないなど機能がかなり制限されており、実用には耐えられない。一方で、それなりの機能のものを選ぼうとすると高額となってしまって、なかなか費用対効果が合うサービスが見つかりませんでした。
また、RPAはロボット導入後もメンテナンスが発生する事は想定され、RPAの開発担当者が会計業務をしながらこなせるのかという不安もありました。そもそも、開発担当者を育成しようとすると、そのための費用もバカにならないんですよね。

 

ASIMOVのRPAサービスを選んでいただいた決め手はなんだったのでしょうか？

実は、一年前に他社のRPAを導入していたんです。
その会社もASIMOVと同様にロボットの開発代行をやってくれるということでしたし、当法人で利用しているTKCシステムでの事例があるということでしたので大丈夫だろうと考えました。
まずは、既にあるロボットと“全く同じもの”を導入して欲しいとお願いしたのですが、その場合でも自動化すべきプロセスのレコーディングが必要だと言われまして。その後も、「消費税の申告はある会社とない会社がある」といった税務業務の基本から説明しなければならず、担当した高橋は、ほぼつきっきりで対応していた日もあるなど、相当の時間を費やす結果となりました。
そして、やっとの思いで2ヶ月後に納品されたロボは制約が多く、ある特定のパターンしか処理ができなかったため実務で使うのは難しい状態でした。それで、結局1年で解約する事となってしまいました。

 

この苦い経験を元に、次はしっかりと税務業務を理解していて、かつ導入実績がきちんとある会社に頼みたいと考えたのです。
ASIMOVさんに問い合わせをしたところ、「会計事務所業務の中でRPA化に向いているのはどこか」「最初にどのロボットから導入すればスムーズか」など、しっかりとしたノウハウがあったことから、再度RPAにチャレンジすることにしました。

 

実際にASIMOV式のRPA導入を体験してみていかがでしたか？
感動しました！！
最初のロボットは、レコーディングの必要はなく、業務内容の説明をすることもなく、簡単な確認だけでちゃんとしたロボットを導入してもらえましたので、本当に負担が少なかったです。目の前のロボットの動きを見て、「これが、まさに欲しかったロボットだ！」と感度してしまいました。

 

「毎月末、丸二日かかっていた業務が、朝ロボを起動して夕方確認すれば良いだけに！！」

 

具体的にRPAロボット化した業務とその効果を教えていただけますか？

最初のロボットは、毎月の法人税申告における署名⇒申告⇒印刷⇒保存の自動化です。
これまで、この業務に対して毎月末に丸二日間かかっていましたが、今は朝、ロボットに指示さえ出しておけば、夕方印刷された状態で出来上がっているものを確認するだけでよくなったので劇的な変化です！ 昼間は、他の業務に集中できるようになりました。

髙橋様

 

「昨年より増えた確定申告も、今年は他部署からの手を借りずに終える事が出来ました！」

 

二つ目は、確定申告用のロボットですよね。ASIMOVのRPAが入って初めての確定申告はいかがでしたか？

確定申告は年々件数が増えていて、かなりきつくなっており、特に申告後にDocuWorks形式のファイルにして、束ねて保存する業務に非常に大きな負荷がかかっていました。そのため、毎年この時期だけは、別の仕事をしているパートさん2－3名の力を借りて人海戦術で対応していました。

今年は、法人税同様、確定申告の署名⇒申告⇒印刷⇒保存までの業務をロボット化してもらいましたので、他部署のパートさん駆り出さずに一人で対応したんですけど、なんとか捌くことができました。先ほども申し上げましたが、件数が増えていて対応した人数は減ってますから、ロボットがいなかったらと思うとゾッとしますね。おそらく、終わらなかったと思います。

 

他の職員の評判はどうでしたか？

確定申告時期も（記帳代行などの）日常業務を回せるようになったと言っていました。
実は、毎年、年末調整の時期から日常業務が溜まり始めていき、確定申告時期くらいにはピークを迎えていたわけですが、今年は確定申告が始まってから滞留していた業務が徐々に減り始めるという現象が起きました！！
確定申告の時期だからと言って、法人のお客さんは待ってくれませんので、これも大きいです。

 

「素早いエラー対応は会計事務所業務の性質を知っているからこそ！」

 

「ASIMOV-One for ZEIMU」はパッケージロボの提供のほか、メンテナンスの代行という特色がありますが、これについても感想もお聞かせいただけますか？

メンテナンス対応は、とてもスムーズでした。ロボットがエラーで止まった際にはチャットで連絡するとすぐに対応して復旧してもらえました。
会計事務所業には申告期限があり、ロボットが止まってしまうことで期限をすぎるようなことがあっては困りますが、いつもスピーディに対応してもらえるので、トラブルもなく、とても助かっています。

 

「RPA化候補は、まだまだあるのでマンスリーコンサルを活用して、更なる自動化を進めていきたい！」

 

今後の展開について教えてください。

次に自動化したいのは年末調整関連の業務から償却資産税などの1月末に申告等がある業務ですね。
今年は、確定申告の時期にロボットが入ったことで日常業務が回せるようになりましたので、その前に来る年末調整関連業務でも同じような効果が得られれば、年間通して業務が平準化します。

ASIMOV-Oneには、マンスリーコンサルティングという税理士資格を持ったコンサルタントによるサービスがありますが、他の事務所の事例を伺えるなどしっかりと時間をとって相談ができるので大変助かります。
まだまだ、業務量へのインパクトが多い自動化候補はたくさんあると思いますが、個人での情報収集には限界がありますので、マンスリーコンサルティングで相談しながら進めていきたいですね。
今後も大いに期待しています。

フリーアドレス、ハイチェアなどを取り入れた、素敵なオフィスでした！

 

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！